p–ISSN: 2723 - 6609 e-ISSN : 2745-5254
Vol. 4, No. 3 Maret 2023 http://jist.publikasiindonesia.id/
Doi : 10.59141/jist.v4i3.591 290
PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI
KEPEGAWAIAN PADA PT ANUGERAH SUKSES KHARISMA
Suwandi
1*
, Antonius Wahyu
2
Fakultas Ilmu Komputer dan Rekayasa, Universitas Multi Data Palembang, Indonesia
Email: [email protected]
1*
2
*Correspondence
INFO ARTIKEL
ABSTRAK
Diterima : 19-03-2023
Direvisi : 23-03-2023
Disetujui : 27-03-2023
Sistem informasi kepegawaian adalah sistem yang mampu memberikan
informasi data-data pegawai pada perusahaan agar informasi
tersampaikan dengan baik. Masalah yang ada pada PT Anugerah
Sukses Kharisma adalah proses perekrutan calon karyawan yang lama,
tidak adanya pendataan presensi, kehilangan surat penugasan,
pemberhentian, mutasi dan demosi. Tujuan dari pembuatan sistem
adalah mengatur proses recruitment secara online, absensi karyawan,
dan fitur dokumentasi seperti data pemberhentian, mutasi, penugasan,
dan demosi. Manfaat dari pembuatan sistem adalah mempermudah
admin dalam mengatur lamaran, data karyawan, presensi,
pemberhentian, mutasi, penugasan, dan demosi. Sistem ini
dikembangkan menggunakan Metode Iterasi (iterative model), dan
untuk menganalisis masalah menggunakan use case diagram, class
diagram, activity diagram,bahasa pemrograman PHP dengan
Framework Laravel dan database menggunakan MySql. Hasil dari
pembuatan Sistem Informasi Kepegawaian ini adalah fitur fitur data
seperti proses perekrutan calon karyawan secara online, pengajuan cuti
sudah dilakukan pendataan sehingga terekap, Perekapan absensi sudah
dilakukan secara online, surat penugasan, surat pemberhentian. surat
mutasi karyawan dan surat demosi karyawan yang terdata sehingga
memudahkan pencarian data. Membantu admin untuk mengolah data
yang dibuat sudah memenuhi keperluan perusahaan dalam mengurus
data karyawan.
ABSTRACT
The personnel information system is a system that is able to provide
information on employee data in the company so that information is
conveyed properly. The problems at PT Anugerah Sukses Kharisma are
the long process of prospective employees, the absence of attendance
data collection, loss of assignment letters, transfers, mutations and
demotions. The purpose of the system is to manage the online
recruitment process, employee attendance, and documentation features
such as dismissals, transfers, assignments, and demotions. The benefit
of making the system is the ease of admin in managing applications,
employee data, attendance, dismissals, mutations, assignments, and
demotions. This system was developed using iteration method (iterative
model), and to analyze the problem using use case diagrams, class
diagrams, activity diagrams, PHP programming language with Laravel
Framework and database using MySql. The results of the creation of
this Personnel Information System are data feature features such as the
online process for prospective employees, the application for leave has
been collected so that data is recorded, attendance records have been
carried out online, assignment letters, termination letters, employee
transfer letters and employee demotion letters that are recorded
making it easier data search. help the admin to process the data that
Kata kunci: Sistem Informasi
Kepegawaian; Iterasi; Laravel.
Keywords: Personnel
information system; Iteration;
Laravel.
Perancangan Dan Implementasi Sistem Informasi Kepegawaian Pada PT Anugerah
Sukses Kharisma
Jurnal Indonesia Sosial Teknologi, Vol. 4, No. 3, Maret 2023 291
has been made to meet the company's needs in managing employee
data.
Attribution-ShareAlike 4.0 International
Pendahuluan
Penggunaan sistem informasi untuk mendukung kegiatan perusahaan menjadi
semakin diperlukan, perusahaan harus mampu menghadapi persaingan bebas yang
muncul. Karena kompleksitas teknologi informasi, pengembang sistem informasi
dapat lebih handal. Keberhasilan bisnis juga tergantung pada informasi yang benar
dari pemrosesan data (Purba et al., 2020).
Data kepegawaian yang ada dalam PT.Anugerah Sukses Kharisma adalah data
karyawan, data rekrutment, data karyawan yang dimutasi, data karyawan yang
didemosi, data surat peringatan, data absen, dan data surat pemberhentian karyawan.
Seluruh data kepergawaian yang ada pada PT.Anugerah Sukses Kharisma diolah
menggunakan excel oleh Admin dan pengisian absensi masih menggunakan mesin
ceklok dengan waktu operasional yang ditentukan. Proses cuti karyawan akan
diberikan jika karyawan tersebut memenuhi syarat perusahaan yaitu dengan masa
kerja 1 tahun dengan memiliki 12 kali cuti dalam setahun. Kemudian pelaksanaan
proses cuti ini, karyawan harus mengajukan permohonan cuti lewat whatsapp
kepada admin (Rahmayanti, 2020).
Proses kepegawaian yang ada dalam PT.Anugerah berupa reward pegawai
dimana sales kota dan luar kota yang mencapai omset akan diberikan bonus berupa
insentif sesuai dengan berdasarkan penjualan mereka setiap bulannya, untuk
karyawan admin maupun gudang akan diberikan bonus tahunan sesuai masa kerja
mereka, lalu punishment karyawan yaitu bagi karyawan sales akan diberikan surat
peringatan pertama jika karyawan tersebut tidak mencapai target penjualan dari
perusahaan untuk dirinya, bila karyawan tersebut masih belum mencapai target
penjualan dibulan ke dua maka akan mendapatkan surat peringatan kedua
berjalannya waktu setelah surat peringatan kedua ditemukan karyawan tersebut ada
penyelewengan dari peraturan perusahaan baik tertulis dan tidak tertulis maka
karyawan tersebut akan diberikan surat peringatan ketiga dan diberhentikan dari
perusahaan dan karyawan admin maupun gudang juga diberlakukan surat peringatan
pertama hingga surat peringatan ketiga sesuai dengan kesalahan yang telah diperbuat
oleh mereka (Diamanta, 2018).
Perekrutan karyawan PT.Anugerah Sukses Kharisma ini menggunakan iklan
yang dibayar dan calon pelamar melamar bisa langsung datang dengan mengirim
CV. Selanjutnya CV tersebut disortir dan dipilih oleh perusahaan posisi yang
dibutuhkan. Selanjutnya lalu pihak perusahaan akan memanggil para calon
karyawan untuk mengikuti test-test yang telah disiapkan, pertama-tama mereka
harus mengisi formulir yang telah disediakan perusahaan. untuk selanjutnya calon
karyawan mengikuti test dan beberapa tahapan yang telah disiapkan. Tahapan-
Suwandi, Antonius Wahyu
Jurnal Indonesia Sosial Teknologi, Vol. 4, No. 3, Maret 2023 292
tahapan nya antara lain adalah tes tertulis dilanjutkan dengan tes wawancara dan
yang terakhir tes kemampuan.
PT.Anugerah Sukses Kharisma ingin berusaha dalam penanganan menajemen
karyawan secara sistematik semuanya menggunakan sistem komputerisasi, tetapi
pada sistem kepegawaiannya masih dilakukan dengan menggunakan excel maupun
manual sebagai tempat menyimpan data karyawan dan perekrutan yang membuat
admin mengalami kesulitan ketika terjadi perubahan data karyawan dan admin harus
mencari satu per satu data karyawan yang ingin diubah pada divisi masing-masing
sehingga membutuh waktu yang lama untuk mencari data.
Dengan permasalahan yang telah diuraikan tersebut, penulis ingin membantu
dan mempermudah dalam mengelola data yang ada. Maka dari itu penulis
mempunyai inisiasi untuk bangun sistem kepegawaian dengan judul
"Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Kepegawaian Pada
Pt.Anugerah Sukses Kharisma”.
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau untuk
melakukan sasaran yang tertentu (Ramadhan, Sarkum, & Purnama, 2019).
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi penerimanya (Akil, 2016).
Sistem informasi adalah sistem dalam suatu organisasi yang mendukung
kegiatan operasional dan strategi untuk dapat menyediakan laporan yang diperlukan
oleh pihak luar tertentu (Wijaya, Damayanti, & An’ars, 2022).
Sistem Informasi Kepegawaian adalah sebuah sistem informasi terpadu, yang
meliputi pendataan pegawai, pengelolaan data, prosedur, tata kerja, sumber daya
manusia, dan teknologi informasi untuk menghasilkan informasi yang cepat,
lengkap, dan akurat dalam rangka mendukung administrasi kepegawaian (Friansyah,
Agustina, & Waidah, 2021).
Diagram kelas atau class Diagram menggambarkan struktur sistem dari segi
pendefinisian kelas-kelas yang akan dibuat untuk membangun sistem. Kelas
memiliki apa yang disebut atribut dan metode atau operasi (Putra & Andriani, 2019).
Metode Penelitian
Wawancara, Pada tahap wawancara, penulis melakukan tanya jawab langsung
dengan Direktur perusahaan pada PT Anugerah Sukses Kharisma mengenai
prosedur pengolahan data kepegawaian berupa absensi, proses promosi jabatan,
maupun hadiah dari kinerja pegawai yang ada di perusahaan saat ini. Hal ini
dilakukan untuk mengetahui permasalahan yang ada di dalam perusahaan.
Metodologi yang digunakan dalam pengembangan system informasi
kepegawaian pada PT. Anugerah Sukses Abadi adalah metodologi Iterasi.
Metodologi iterasi mengkombinaikan proses-proses pada model air terjun dan
iterative pada model prototype. Metode iterasi memiliki beberapa fase
pengembangan, yaitu sebagai berikut:
Perancangan Dan Implementasi Sistem Informasi Kepegawaian Pada PT Anugerah
Sukses Kharisma
Jurnal Indonesia Sosial Teknologi, Vol. 4, No. 3, Maret 2023 293
1. Inception (Permulaan)
Pada fase ini dilakukan Pengumpulan data yang didapatkan dari
wawancara,observasi dan studi pustaka untuk membangun Sistem informasi
kepegawaian pada PT Anugerah Sukses Kharisma agar dapat mendapatkan hasil
yang sesuai dengan fase perencaan.
2. Elaboration (Perencanaan)
Pada fase ini akan dilakukan perancangan mengenai sistem yang ingin dibangun
dengan menggunakan Use Case Diagram untuk menentukan rancangan dari sistem
yang akan digunakan dan analisis sebab dan akibat dalam merancang sistem
tersebut.
3. Construction (Konstruksi)
Pada fase ini akan dilakukan sebuah penerapan dari rancangan sistem yang telah
dibuat sebelumnya. Serta memberikan gambaran saja yang harus dikerjakan sesuai
dengan kebutuhan perusahaan dalam bentuk bahasa pemrograman.
4. Transition (Transisi)
Pada fase ini perlu dilakukannya pengujian terhadap sistem secara berulang
ulang pada sistem yang telah dibuat agar dapat mengurangi sistem memiliki bug
atau kesalahan ataupun sistem mengalami error saat proses pemakaian sistem.
Hasil Dan Pembahasan
Berdasarkan permasalahan yang ada, dibuatlah solusi berupa aplikasi sistem
informasi kepegawaian yang dapat membantu perusahaan. berikut adalah beberapa
hasil analisis.
A. Proses Bisnis Sistem
Proses Bisnis Sistem akan menjelaskan prosedur-prosedur dari sistem berjalan
pada PT. Anugerah Sukses Kharisma dimulai dari pengajuan cuti, penugasan dan
mutasi.
1. Prosedur absensi
Sebelum melakukan pengajuan cuti, karyawan harus memenuhi syarat
perusahaan yaitu dengan masa kerja 1 tahun dengan minimal 12 kali cuti dalam
setahun.
Gambar 1. prosedur cuti
Suwandi, Antonius Wahyu
Jurnal Indonesia Sosial Teknologi, Vol. 4, No. 3, Maret 2023 294
2. Prosedur penugasan
Admin akan memberikan penugasan kepada karyawan sesuai bagian masing-
masing, setelah admin menginputkan maka karyawan dapat melihat penugasan ke
kota mana.
Gambar 2. prosedur penugasan
3. Prosedur mutase
Admin akan mengajukan mutase kepada karyawan yang akan di mutase ke ke
kota mana, setelah admin menginputkan maka karyawan harus mempersiapkan diri
untuk perpindahan.
Gambar 3. prosesdur mutase
B. Analisis masalah
Untuk menganalisis permasalahan penulis menggunakan PIECES, dapat dilihat
pada tabel 1:
Tabel 1.
Analisis PIECES
Performance
Tahapan dalam perekrutan masih lama
karena perusahaan harus menyuruh calon
karyawan untuk datang memberikan CV
hingga tes wawancara.
Information
Surat-surat seperti surat penugasan, surat
pemberhentian, surat mutasi karyawan dan
surat demosi karyawan sering terjadi
kehilangan sehingga terjadi kehilangan
informasi berupa data.
Perancangan Dan Implementasi Sistem Informasi Kepegawaian Pada PT Anugerah
Sukses Kharisma
Jurnal Indonesia Sosial Teknologi, Vol. 4, No. 3, Maret 2023 295
Economic
Perekrutan karyawan menggunakan iklan
yang dibayar sehingga mengeluarkan biaya
yang besar.
Control
Dapat terjadi kecurangan dalam absensi dan
pengajuan cuti.
Efficiency
Sistem yang sekarang tidak efisien dalam cuti
atau izin melalui whatsapp karena tidak
terdapat pendataan.
Service
Proses perekrutan calon karyawan baru lama
dalam proses tahap wawancara sehingga
calon karyawan sering kecewa.
C. Analisis Kebutuhan
Dalam melakukan analisis kebutuhan penulis menggunakan diagram Use Case
dapat dilihat pada gambar 5:
Gambar 4. Use Case Diagram
Suwandi, Antonius Wahyu
Jurnal Indonesia Sosial Teknologi, Vol. 4, No. 3, Maret 2023 296
D. Relasi antar tabel
E. Fitur login
Sistem ini memiliki 4 akses, yaitu direktur, admin, karyawan dan calon
karyawan yang dimana pengguna harus login terlebih dahulu sebelum masuk ke
sistem, pada menu login ini, karyawan bisa masuk menggunakan email dan
password yang telah dibuatkan oleh admin dan untuk calon pegawai harus
register terlebih dahulu.
F. Fitur Register
Pada menu register ini hanya bisa diakses oleh calon pengguna untuk bisa login
ke sistem.
Perancangan Dan Implementasi Sistem Informasi Kepegawaian Pada PT Anugerah
Sukses Kharisma
Jurnal Indonesia Sosial Teknologi, Vol. 4, No. 3, Maret 2023 297
G. Fitur Absensi
Pada menu ini digunakan untuk karyawan untuk absen setiap kerja yaitu untuk
masuk kantor harus foto bukti terlebih dahulu baru bisa absen dan keluar kantor juga
sama.
H. Fitur izin
Pada menu ini digunakan karyawan untuk melakukan izin.
I. Fitur cuti
Pada menu ini digunakan karyawan untuk melakukan cuti dengan syarat harus
1 tahun kerja.
J. Fitur Mutasi
Admin bisa mengelola mutase karyawan dengan menginputkan nama,jabatan
sebelumnya, jabatan setelah ,kota dan alasan
K. Fitur Demosi
Admin bisa mengelola demosi karyawab dengan menginputkan nama, jabatan
sebelumnya,jabatan setelah dan alasan.
L. Fitur punisment
Admin bisa menginputkan punisment yang didapatkan oleh karywan terkait,
data yang diinputkan oleh admin adalah nama dan alasan.
M. Fitur data karyawan
Admin bisa menginputkan data karaywan, membuat user dan edit data karyawan
N. Fitur lowongan
Admin bisa menginputkan lowongan dengan menginputkan nama ,deskripsi,
Pendidikan minimal, dan terima/tolak.
O. Fitur PHK
Direktur bisa melakukan phk terhadap karaywan terkait.
Kesimpulan
Proses perekrutan calon karyawan baru sudah dilakukan secara online maka
calon karyawan tidak perlu mengantar CV ke perusahaan sehingga proses untuk
memilih calon karyawan yang cocok untuk diproses pada tahap wawancara lebih
Suwandi, Antonius Wahyu
Jurnal Indonesia Sosial Teknologi, Vol. 4, No. 3, Maret 2023 298
cepat Proses pengajuan cuti sudah dilakukan pendataan sehingga terekap. Perekapan
absensi sudah dilakukan secara online sehingga lebih mudah untuk dilakukan
pendataan. Sudah terdapat surat penugasan, surat pemberhentian, surat mutasi
karyawan dan surat demosi karyawan yang terdata sehingga memudahkan pencarian
data.
Bibliografi
Akil, Ibnu. (2016). Rekayasa Perangkat Lunak Dengan Model Unified Process Studi
Kasus: Sistem Informasi Journal. Jurnal Pilar Nusa Mandiri, 12(1), 1–11.
https://doi.org/10.33480/pilar.v12i1.253
Diamanta, Calluella. (2018). Pengaruh Kedisiplinan Dan Kepemimpinan Terhadap
Kinerja Karyawan Pada Pt. Anugerah Prima Langgeng Di Project Site Green
Sedayu Bizpark Daan Mogot. Universitas Buddhi Dharma.
Friansyah, Ilham Gantar, Agustina, Debi, & Waidah, Dina Fara. (2021). Perancangan
Sistem Informasi Kepegawaian di Kantor Bagian Administrasi dan Pembangunan
Seketariat Daerah Kabupaten Karimun Berbasis Website. JURNAL TIKAR, 2(1),
83–90. https://doi.org/10.51742/teknik_informatika.v2i1.318
Purba, Pratiwi Bernadetta, Rahim, Rani, Marzuki, Ismail, Purba, Sukarman, Karwanto,
Karwanto, Siregar, Rosmita Sari, Chamidah, Dina, Windayani, Ni Luh Ika, &
Ardiana, Dewa Putu Yudhi. (2020). Dasar-Dasar Manajamen Pendidikan.
Yayasan Kita Menulis.
Putra, Dede Wira Trise, & Andriani, Rahmi. (2019). Unified modelling language (uml)
dalam perancangan sistem informasi permohonan pembayaran restitusi sppd.
Jurnal Teknoif Teknik Informatika Institut Teknologi Padang, 7(1), 32–39.
https://doi.org/10.21063/jtif.2019.V7.1.32-39
Rahmayanti, Aulia. (2020). Pengaruh Pengendalian Internal, Sistem Informasi
Akuntansi Dan Komitmen Organisasi Terhadap Pencegahan Kecurangan
Akuntanspengaruh Pengendalian Internal, Sistem Informasi Akuntansi Dan
Komitmen Organisasi Terhadap Pencegahan Kecurangan Akuntansi. Universitas
Negeri Jakarta.
Ramadhan, Surya, Sarkum, Sumitro, & Purnama, Iwan. (2019). Sistem Informasi
Penilaian Kinerja Pegawai Berbasis Web Pada Operasi Perangkat Daerah Kantor
Camat Rantau Utara Labuhanbatu. Jurnal Teknik Komputer AMIK BSI, 5(1), 93–
96.
Wijaya, Andre, Damayanti, Damayanti, & An’ars, M. Ghufroni. (2022). Rancang
Bangun Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (Simpeg) Berbasis Web
(Studi Kasus: Pt Sembilan Hakim Nusantara). Jurnal Teknologi Dan Sistem
Informasi, 3(1), 77–82.
