2214
Jurnal Indonesia Sosial Teknologi:p–ISSN: 2723 - 6609
e-ISSN : 2745-5254
Vol. 2, No.12 Desember 2021
ANALISIS PENYEBAB YANG MEMPENGARUHI TERJADINYA
KETERLAMBATAN PENGADAAN BARANG PADA PT. PETROJAYA
BORAL PLASTERBOARD GRESIK
In’amy Fawwaz1, Abdurrahman Faris Indriya Himawan2
Program Studi Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Muhammadiyah
Gresik
Email : [email protected]1, [email protected]2
Abstrak
Penting adanya proses pengadaan barang untuk mempertahankan kelangsungan
hidup perusahaan terutama dalam industri manufaktur. PT. Petrojaya Boral
Plasterboard Gresik merupakan perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur
yang mana untuk proses produksi, sangat penting dalam memperhatikan proses
pengadaan. Terjadinya keterlambatan dalam proses pengadaan dapat menyebabkan
terganggunya kegiatan operasional perusahaan. Penelitian ini dilakukan bertujuan
untuk mengetahui dan menganalisis penyebab keterlambatan pengadaan barang.
Jenis penelitian yang digunakan oleh peneliti adalah deskriptif kualitatif dengan
subjek penelitian adalah karyawan yang berhubungan langsung dengan proses
pengadaan barang di PT. Petrojaya Boral Plasterboard Gresik. Hasil penelitian
menunjukan bahwa faktor-faktor penyebab masalah keterlambatan pengadaan
barang diantaranya adalah (1) Barang inden,(2) Pemberlakuan pembatasan kegiatan
masyarakat (PPKM), (3) Menunggu jadwal pengiriman, (4) Banyak karyawan
isolasi mandiri, (5) Barang fabrikasi, (6) Stock kosong, (7) Progress project, (8)
Barang spesifik, (9) Tukar barang karena tidak sesuai, dan (10) Menunggu design.
Bagian pengadaan perlu mengatasi permasalahan tersebut dengan membuat strategi
yang baik dalam menjaga ketersediaan stock barang untuk proses produksi dalam
periode tertentu dan juga meningkatkan komunikasi antara bagian pengadaan dan
supplier agar purchase order yang diterbitkan dapat terkoordinasi dengan baik.
Kata kunci: Pengadaan Barang, Pesanan Pembelian, Penyebab Keterlambatan
Abstract
The importance of the procurement process of goods to maintain the survival of the
company, especially in the manufacturing industry. PT. Petrojaya Boral
Plasterboard Gresik is a company engaged in manufacturing which for the
production process, is very important in paying attention to the procurement
process. The occurrence of delays in the procurement process can cause disruption
of the company's operational activities. This research is conducted to find out and
analyze the causes of delays in the procurement of goods. This study used the
descriptive qualitative method. The subject of this research was the employees that
has contributed directly with procurement in PT. Petrojaya Boral Plasterboard
Gresik. The results showed that the main causative factors for delayed procurement
problems included (1) Indented goods, (2) The enactment of restrictions on
Analisis Penyebab yang Mempengaruhi Terjadinya Keterlambatan Pengadaan Barang
Pada PT. Petrojaya Boral Plasterboard Gresik
Jurnal Indonesia SosialTeknologi, Vol. 2, No.12, Desember 2021 2215
community activities (PPKM), (3) Waiting for delivery schedules, (4) Many
employees self-isolation, (5) Fabrication goods, (6) Empty stock, (7) Progress
project, (8) Specific goods, (9) Exchange of goods because they are not
appropriate, and (10) Waiting for design. The procurement department needs to
overcome these problems by making a good strategy in maintaining the availability
of stock of goods for the production process in a certain period and improving
communication between the procurement and supplier sections so that purchase
orders issued can be coordinated properly.
Keywords: Procurement, Purchase Order, Cause of delay
Pendahuluan
Seiring pertumbuhan dunia bisnis, banyaknya perusahaan baru yang hadir
sehingga dapat menjadi penyebab adanya banyak persaingan di dunia industri. Hal
tersebut menuntut perusahaan memiliki kebijakan yang tepat agar perusahaan dapat
bertahan di dunia persaingan. Dengan semakin ketatnya persaingan, dibutuhkan
pengendalian, perhatian dan keterampilan dari manajemen (Sutarman & Atif, 2017).
Procurement atau pengadaan adalah salah satu komponen utama dari Supply
Chain Management yang memiliki tugas mengadakan atau menyediakan input yang
berupa barang atau jasa yang diperlukan dalam kegiatan produksi atau kegiatan lain dari
sebuah perusahaan. Dalam sebuah perusahaan, bagian pengadaan akan menyediakan
barang-barang yang dibutuhkan (Probowati, 2011). Barang-barang tersebut dapat
diklasifikasikan secara umum menjadi bahan baku dan komponen untuk kebutuhan
produksi, capital equipment (mesin dan peralatan jangka panjang), alat-alat yang
menunjang barang lainnya atau biasa dinamakan Maintenance, Repair, dan Operating
Supplies (MRO). Selain itu, bagian ini memiliki tugas seperti menyediakan jasa
transportasi dan pergudangan, jasa konsultasi, dan sebagainya (Pujawan, 2017).
PT. Petrojaya Boral Plasterboard Gresik adalah salah satu perusahaan
manufaktur penghasil papan gipsum di Indonesia. Perusahaan ini didirikan di Gresik
dan mulai berproduksi pada tahun 1994. PT. Perojaya Boral Plasterboard mempunyai
beberapa proses dalam menjalankan pengadaan barang. Proses tersebut dapat secara
tidak langsung menjadi langkah awal untuk menjamin kelancaran kelangsungan
operasional perusahaan (Jusriadi & Ario, 2020). Proses tersebut diantaranya adalah
Proses Purchase Order yang sebagai awal proses pengadaan barang. Purchase order
adalah bentuk kontrak atau perjanjian antara pengguna dengan pemasok barang dalam
melaksanakan kegiatan pengadaan barang (Siahaya, 2013). Proses Monitoring sebagai
proses lanjutan dari proses purchase order, dan diakhiri Proses Receiving. Selain
memperhatikan proses purchase order, perusahaan sangat memperhatikan proses
monitoring.
Menurut (Sihotang, 2019) Proses Monitoring merupakan proses pemantauan
perjalanan barang dari mulai purchase order yang telah di approval hingga barang yang
dipesan sampai pada waktu dan tempat yang disepakati kemudian dilanjutkan proses
penerimaan barang, sehingga proses monitoring diharapkan dapat dilaksanakan dengan
In’amy Fawwaz, Abdurrahman Faris Indriya Himawan
2216 Jurnal Indonesia SosialTeknologi, Vol. 2, No.12,Desember 2021
baik supaya barang yang telah dipesan tepat kualitas, tepat jumlah, tepat harga, tepat
tempat dan yang terpenting adalah tepat waktu karena berhubungan langsung dengan
lead time.
Menurut (Indriani & Slamet, 2015) Lead Time adalah jangka waktu yang
dibutuhkan sejak mulai dilakukan pemesanan sampai dengan datangnya bahan baku
yang sudah dipesan. Lead time menjadi salah satu hal yang penting dan perlu
diperhatikan khusus dalam menjalankan berbagai proses yang dilakukan untuk
mencapai keberhasilan pada proses pengadaan terutama dalam mempengaruhi
kelangsungan operasional perusahaan (Kamaluddin & Patta Rapanna, 2017). Apabila
dalam proses pengadaan tidak mengatur lead time dengan baik, maka barang yang
sudah dipesan tidak datang sesuai dengn jadwal. Hal ini menyebabkan proses
manufaktur terhambat dan perusahaan dapat mengalami kerugian. Selain itu, apabila
sering terjadi keterlambatan dalam pembelian, maka harus dibutuhkan persediaan
pengaman yang cukup besar, sedangkan sebaliknya apabila pembelian sesuai dengan
jadwal, maka tidak dibutuhkan persediaan pengaman yang besar (Prayunantyo &
Supriono, 2017).
Penjualan barang yang tidak hanya dalam negeri namun juga di luar negeri,
sehingga dalam mempertahankan kualitas barang, perusahaan harus mampu menjamin
kelancaran proses manufaktur dimana proses tersebut sangat dipengaruhi oleh
ketersediaan barang (Fuad, 2006). Untuk menjamin ketersediaan dan mempertahankan
kualitas barang tersebut, bagian pengadaan dituntut untuk dapat menghasilkan
keunggulan dari segi waktu. Keunggulan dari segi waktu dapat dilakukan bagian
pengadaan yaitu dengan memilih supplier yang mempunyai kemampuan untuk
mengirim barang dalam waktu yang lebih pendek namun tanpa harus meningkatkan
harga dan mengorbankan kualitas (Alif, 2020). Ketepatan dan kecepatan waktu
pengiriman dari supplier tidak hanya memugkinkan perusahaan untuk memproduksi
dan mengirim produk ke customer secara tepat waktu namun juga dapat mengurangi
tingkat persediaan bahan baku dan komponen yang harus disimpan maka akan dapat
berakibat pada penghematan biaya.
Pentingnya analisis ini dilakukan agar dapat mengetahui penyebab yang
mempengaruhi terjadinya keterlambatan pengadaan barang dan solusi yang dibutuhkan
untuk mengatasi masalah terjadinya keterlambatan pengadaan barang pada PT.
Petrojaya Boral Plasterboard Gresik.
Metode Penelitian
A. Lokasi Penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk mendapatkan gambaran dan informasi yang lengkap,
jelas, serta memungkinkan untuk melakukan observasi bagi peneliti. Oleh sebab itu
peneliti menetapkan lokasi penelitian di PT. Petrojaya Boral Plasterboard yang
beralamat di Jl. Prof. Dr. M. Yamin Desa Roomo Kecamatan Manyar Kabupaten Gresik
61151.
B. Metode Pengumpulan Data
Analisis Penyebab yang Mempengaruhi Terjadinya Keterlambatan Pengadaan Barang
Pada PT. Petrojaya Boral Plasterboard Gresik
Jurnal Indonesia SosialTeknologi, Vol. 2, No.12, Desember 2021 2217
Teknik pengumpulan data merupakan suatu langkah yang dinilai strategis dalam
penelitian (David, 2011), karena mempunyai tujuan yang utama dari penelitian adalah
mendapatkan data. Peneliti terjun langsung pada objek penelitian agar bisa
mendapatkan data yang valid, dalam penelitian ini peneliti menggunakan metode antara
lain :
1. Metode Wawancara (Interview)
Menurut (Sugiyono, 2017) wawancara merupakan pertemuan dua orang untuk saling
bertukar informasi melalui tanya jawab sehingga dapat dikonstruksikan makna pada
suatu topik tertentu. Dengan adanya wawancara maka peneliti dapat mengetahui hal-
hal yang lebih mendalam terkait partisipan dalam menginterpretasikan situasi
fenomena dan situasi yang terjadi dimana hal tersebut tidak dapat ditemukan melalui
observasi. Wawancara pada penelitian ini dilakukan kepada karyawan yang bekerja
pada proses bagian pengadaan.
2. Metode Observasi
Menurut (Sugiyono, 2017) Observasi adalah dasar semua ilmu pengetahuan, melalui
observasi peneliti belajar tentang perilaku, dan makna dari perilaku tersebut. Metode
ini digunakan untuk mengamati secara langsung peristiwa/fenomena yang menjadi
fokus penelitian. Pada penelitian ini, peneliti terlibat dengan kegiatan sehari-hari
orang yang sedang diamati sebagai sumber data penelitian atau yang disebut dengan
observasi partisipatif.
3. Metode Dokumentasi
Menurut (Sugiyono, 2017) Dokumen merupakan catatan peristiwa yang sudah
berlalu baik berupa tulisan, gambar atau karya-karya monumental dari seseorang.
Studi dokumen merupakan pelengkap dari penggunaan metode observasi dan
wawancara dalam penelitian kualitatif. Pada penelitian ini peneliti lebih banyak
menggunakan dokumen yang berbentuk tulisan seperti buku panduan prosedur
pengadaan barang, lembar purchase requisition, lembar purchase order, dan goods
received notes.
C. Metode Analisis Data
Metode analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode analisis
deskriptif kualitatif yakni metode penelitian yang menjelaskan kondisi yang terjadi
sebenarnya secara konkrit serta mengklasifikasikan hasil penelitian. Menurut
(Sugiyono, 2017) menyatakan bahwa metode penelitian kualitatif adalah metode
penelitian yang berdasarkan pada filsafat postpositivisme yang digunakan untuk
melakukan penelitian pada kondisi objek yang alamiah (sebagai lawannya adalah
eksperimen) dimana peneliti adalah sebagai instrumen murni) teknik pengumpulan data
dilaksanakan secara triangulasi (gabungan wawancara, observasi, dan dokumentasi),
analisis data bersifat induktif atau kualitatif, dan hasil penelitian kualitatif lebih
menekankan makna daripada generalisasi.
In’amy Fawwaz, Abdurrahman Faris Indriya Himawan
2218 Jurnal Indonesia SosialTeknologi, Vol. 2, No.12,Desember 2021
Hasil dan Pembahasan
Pembelian barang adalah hal yang sangat penting bagi perusahaan manufaktur
seperti PT. Petrojaya Boral Plasterboard Gresik dalam memenuhi kebutuhan operasional
perusahaan. Dengan terpenuhinya barang yang dibutuhkan, proses produksi pun dapat
berjalan dengan lancar dan permintaan produk yang telah dipesan oleh konsumen dapat
terkirim sesuai jadwal. (Aryadi & Wahyuni, 2019) Berdasarkan data yang didapat dari
hasil penelitian yang telah dilaksanakan oleh peneliti di PT. Petrojaya Boral
Plasterboard Gresik, maka prosedur pembelian barang dapat dilihat pada tabel dibawah
ini :
Tabel 1 Proses Pembelian Barang PT. Petrojaya Boral Plasterboard Gresik
No
Proses
Keterangan
1
Menerima purchase
requisition
Plant purchaser terlebih dahulu menerima surat
daftar permintaan barang yang dibutuhkan oleh
user sebelum dilakukannya proses pembelian
barang.
2
Melakukan Pemilihan
supplier
Proses ini dilakukan sesuai kebutuhan dari
perusahaan untuk memenuhi stok barang yang
dibutuhkan.
3
Pengajuan permintaan
penawaran harga
Plant purchaser akan terlebih dahulu membuat
surat permintaan penawaran harga barang ke
supplier sebelum terjadinya proses pembuatan
purchase order.
4
Seleksi supplier berdasarkan
kualitas, harga, dan jadwal
pengiriman.
Proses ini terjadi pada saat pihak plant purchaser
menerima surat penawaran harga yang telah
diberikan oleh supplier dan plant purchaser
melakukan seleksi supplier yang akan dipilih
berdasarkan kualitas barang, harga barang, dan
jadwal pengiriman barang.
5
Proses Approval
Setelah menentukan supplier yang dipilih maka
proses yang selanjutnya adalah meminta approval
melalui sistem perusahaan.
6
Penerbitan purchase order
Setelah melaksanakan beberapa tahap yang telah
dilakukan oleh plant purchaser, maka akan
diterbitkan purchase order untuk supplier yang
telah lolos seleksi
7
Monitoring status order
Setelah purchase order diterbitkan ke supplier,
maka plant purchaser melakukan pemantauan
status pengiriman barang.
Sumber : PT. Petrojaya Boral Plasterboard
Analisis Penyebab yang Mempengaruhi Terjadinya Keterlambatan Pengadaan Barang
Pada PT. Petrojaya Boral Plasterboard Gresik
Jurnal Indonesia SosialTeknologi, Vol. 2, No.12, Desember 2021 2219
Berikut adalah alur proses pengadaan barang pada PT. Petrojaya Boral
Plasterboard Gresik :
Perusahaan
Supplier
Mulai
Menerima purchase
requisition
Menerima surat
permintaan
penawaran harga
Cek stok
barang yang
diminta
Konfirmasi
ketersediaan barang
dan membuat surat
penawaran
PO Approved
Purchase order
dikirim
ke Supplier
Supplier
menerima PO
Menyiapkan
barang dan
mengatur jadwal
pengiriman
Barang
dikirimkan
Pengecekan
kesesuaian Barang
Barang
diterima
Diterbitkan Bukti
Penerimaan Barang
Menyiapkan
invoice
Mengirimkan
invoice
Cek invoice
sesuai barang
yang diterima
Diserahkan ke
User
Invoice sesuai
barang yang
diterima
Selesai
In’amy Fawwaz, Abdurrahman Faris Indriya Himawan
2220 Jurnal Indonesia SosialTeknologi, Vol. 2, No.12,Desember 2021
Gambar 1 Alur Proses Pengadaan Barang
Dari analisis data yang telah dilakukan terdapat kendala yang dihadapi oleh
bagian pengadaan dalam melakukan proses pengadaan barang yaitu terjadinya
keterlambatan pengadaan barang pada PT. Petrojaya Boral Plasterboard Gresik. Berikut
adalah data jumlah purchase order yang dipesan selama bulan Januari 2021 sampai
dengan bulan Oktober 2021 dibedakan menjadi dua jenis pesanan yaitu jumlah nomor
purchase order yang datang sebelum batas waktu penyerahan dan jumlah nomor
purchase order yang datang setelah batas waktu penyerahan.
Tabel 2 Jumlah Purchase Order Bulan Januari – Oktober 2021
No
Bulan
Total
Purchase
Order
Sebelum Batas Waktu
Penyerahan
Setelah Batas Waktu
Penyerahan
Jumlah PO
Persentase
Jumlah PO
Persentase
1
Januari
162
143
88,27%
19
11,73%
2
Februari
158
147
93,04%
11
6,96%
3
Maret
150
139
92,67%
11
7,33%
4
April
201
188
93,53%
13
6,47%
5
Mei
121
109
90,08%
12
9,92%
6
Juni
137
126
91,97%
11
8,03%
7
Juli
139
122
87,77%
17
12,23%
8
Agustus
147
138
93,88%
9
6,12%
9
September
160
149
93,13%
11
6,88%
10
Oktober
163
157
96,32%
6
3,68%
Total
1538
1418
120
Sumber : PT. Petrojaya Boral Plasterboard Gresik (2021)
Melakukan
pembayaran
Analisis Penyebab yang Mempengaruhi Terjadinya Keterlambatan Pengadaan Barang
Pada PT. Petrojaya Boral Plasterboard Gresik
Jurnal Indonesia SosialTeknologi, Vol. 2, No.12, Desember 2021 2221
Gambar 2 Jumlah Pesanan Barang Bulan Januari – Oktober 2021
Purchase order selama bulan Januari 2021 sampai dengan bulan Oktober 2021
terdapat perbedaan jumlah nomor purchase order datang sebelum batas waktu
penyerahan dan jumlah nomor purchase order yang datang setelah batas waktu
penyerahan yang tercantum pada form purchase order. Pada bulan Januari 2021
terdapat sebanyak 162 nomor purchase order yang diterbitkan kepada supplier,
sebanyak 143 nomor purchase order atau sebesar 88,27% barang telah dikirimkan
sebelum batas waktu penyerahan sedangkan terdapat 19 nomor purchase order atau
sebesar 11,73% barang dikirimkan setelah batas waktu penyerahan.
Terdapat 1.418 nomor purchase order dikirimkan oleh supplier dalam waktu
yang tepat berdasarkan kesepakatan dan sesuai dengan batas waktu penyerahan barang
yang tercantum dalam form purchase order. Namun dalam tabel tersebut juga
menjelaskan terdapat 120 nomor purchase order yang dikirim setelah batas waktu
penyerahan sehingga terjadi keterlambatan dalam pengadaan barang. Meskipun jumlah
nomor purchase order yang datang melebihi batas waktu penyerahan lebih dibawah
jumlah nomor purchase order yang dikirimkan sebelum batas waktu penyerahan,
namun apabila hal ini sering terjadi secara berkelanjutan maka dapat mempengaruhi
kelancaran proses manufaktur.
Beberapa masalah yang terjadi dalam proses pengadaan barang untuk kelancaran
proses manufaktur sehingga perlu melakukan analisa terhadap penyebab terjadinya
keterlambatan penyerahan barang oleh supplier. Analisis penyebab keterlambatan
dibantu dengan menggunakan metode Diagram Fishbone, pada tahap pembuatan
diagram fishbone dari setiap keterlambaan yang diteliti didasari atas hasil wawancara
penulis dengan karyawan bagian pengadaan, dari hasil wawancara yang dilakukan
penulis maka setiap fakor penyebab dari setiap jenis keterlambatan yang terjadi pada
pengadaan barang yang kemudian dapat digambarkan dalam bentuk diagram fishbone
berikut ini :
In’amy Fawwaz, Abdurrahman Faris Indriya Himawan
2222 Jurnal Indonesia SosialTeknologi, Vol. 2, No.12,Desember 2021
Gambar 3 Diagram Fishbone Penyebab Keterlambatan Pengadaan Barang
Berikut diperoleh data analisa penyebab keterlambatan penyerahan barang oleh
supplier periode Januari 2021 sampai dengan Oktober 2021.
Tabel 3 Penyebab Keterlambatan Bulan Januari – Oktober 2021
No
Penyebab Keterlambatan
Jumlah PO
yang
Terlambat
Persentase
1
Barang Inden
36
30,00%
2
Pemberlakuan Pembatasan Kegiatan Masyarakat
19
15,83%
3
Menunggu Jadwal Pengiriman
19
15,83%
4
Banyak Karyawan Isolasi Mandiri
13
10,83%
5
Barang Fabrikasi
10
8,33%
6
Stock Kosong
9
7,50%
7
Progress Project
8
6,67%
8
Barang Spesifik
3
2,50%
9
Tukar Barang Karena Tidak Sesuai
2
1,67%
10
Menunggu Design
1
0,83%
Total
120
100%
Berdasarkan tabel di atas, menjelaskan sebanyak 10 faktor yang menjadi
penyebabnya keterlambatan pengadaan barang diantaranya penyebab masalah yang
paling banyak frekuensinya adalah sebanyak 36 dari 120 nomor purchase order atau
30% keterlambatan penyerahan barang disebabkan karena barang tersebut adalah
barang inden, untuk itu bagian pengadaan perlu mengambil suatu tindakan perbaikan
atau kebijakan yaitu meningkatkan kerjasama dengan supplier untuk memperhatikan
Analisis Penyebab yang Mempengaruhi Terjadinya Keterlambatan Pengadaan Barang
Pada PT. Petrojaya Boral Plasterboard Gresik
Jurnal Indonesia SosialTeknologi, Vol. 2, No.12, Desember 2021 2223
kejelasan pengadaan barang atau pengiriman barang sesuai dengan jadwal yang sudah
ditentukan. Bagian pengadaan perlu memperhatikan saldo minimum stock persediaan
barang baik itu melalui sistem perusahaan dan ataupun secara fisik. Selain itu, bagian
planner perlu membuat forecast atau rencana proses produksi dalam satu periode dan
menyerahkan ke bagian pengadaan. Agar bagian pengadaan dapat memprediksi
kebutuhan barang atau bahan yang diperlukan untuk proses produksi. Hal ini dapat
mengantisipasi terjadinya kehabisan stock barang yang diperlukan, meskipun sifat
barang ketegori ready stock maupun inden.
Faktor kedua penyebab keterlambatan pengadaan barang adalah Pemberlakuan
Pembatasan Kegiatan Masyarakat (PPKM) yaitu sebanyak 19 dari 120 nomor purchase
order atau sebesar 15,83%. Kebijakan pemerintah dalam mengatasi situasi pandemi
Covid 19 yang menyebabkan adanya pembatasan mobilisasi kendaraan baik darat, laut
maupun udara, sehingga proses pengiriman barang membutuhkan waktu melebihi
proses wajar. Proses pengiriman yang terlambat sangat berdampak terhadap waktu
penyerahan barang. Hal ini tidak dapat dihindari oleh semua orang terutama pelaku
usaha, karena situasi yang belum bisa diprediksi oleh perusahaan terutama dalam
pemenuhan barang proses manufaktur. Namun untuk periode berikutnya, bagian
pengadaan perlu mengatasi masalah tersebut dengan meminta bagian produksi membuat
rencana proses produksi beberapa periode kedepan agar bagian pengadaan dapat
menjaga stock barang dan apabila sudah mencapai saldo minimum, bagian pengadaan
menerbitkan purchase order barang kepada supplier dengan lead time yang baik dan
sesuai dengan yang diharapkan.
Faktor ketiga penyebab keterlambatan pengadaan barang adalah menunggu
jadwal pengiriman yaitu sebanyak 19 dari 120 nomor purchase order atau sebesar
15,83%. Supplier mempunyai jadwal pengiriman yang berbeda hari pada setiap area
pengiriman sehingga terkadang barang yang seharusnya dikirimkan sesuai pada jadwal
yang tertulis pada form purchase order namun supplier baru dapat mengirimkan ke
perusahaan sesuai jadwal yang dimiliki mereka yang bergantung pada hari pengiriman
pada setiap area. Selain itu dari perusahaan juga meminta pengiriman barang pada
jadwal tertentu sesuai kebutuhan operasional produksi yang terkadang lebih dari tanggal
yang tertulis pada form purchase order. Dalam hal ini bagian pengadaan sebaiknya
sebelum menerbitkan purchase order terlebih dahulu mengkonfirmasi kepada supplier
berkenaan jadwal pengiriman mereka sehingga bagian pengadaan dapat menjadwalkan
pengiriman barang lebih awal.
Faktor keempat penyebab keterlambatan pengadaan barang adalah banyak
karyawan isolasi mandiri yaitu sebanyak 13 dari 120 nomor purchase order atau sebesar
10,83%. Banyaknya karyawan dari supplier yang sedang isolasi mandiri karena
terinfeksi Covid19 sehingga supplier meminta keringanan dari batas tanggal penyerahan
tersebut. Dalam hal ini sebaiknya karyawan dari supplier melakukan vaksinasi Covid19
untuk merangsang sistem kekebalan tubuh, vaksin yang disuntikkan akan merangsang
antibodi untuk belajar dan mengenal virus yang telah dilemahkan tersebut maka dengan
demikian tubuh akan mengenal virus dan mengurangi risiko terpapar Covid19 sehingga
In’amy Fawwaz, Abdurrahman Faris Indriya Himawan
2224 Jurnal Indonesia SosialTeknologi, Vol. 2, No.12,Desember 2021
supplier dapat menyiapkan barang dan mengatur jadwal pengiriman barang sesuai
jadwal yang telah disepakati.
Faktor kelima penyebab keterlambatan pengadaan barang adalah karena barang
fabrikasi yaitu sebanyak 10 dari 120 nomor purchase order atau sebesar 8,33%. Barang
fabrikasi yang rangkaian pekerjaannya dari beberapa komponen material yang dirangkai
dan dibentuk setahap demi setahap sampai menjadi suatu bentuk yang dapat dipasang
menjadi rangkaian alat produksi. Proses fabrikasi tersebut harus melalui beberapa tahap
agar proses dapat berurutan dan rapi dalam pengerjaannya. Solusi yang dapat diberikan
adalah bagian maintenance dapat melakukan prediksi atau preventif maintenace yang
bertujuan mengatur jadwal perbaikan atau penggantian spare part mesin sehingga
barang yang dibutuhkan bisa disiapkan sebelum jadwal penggantian dan bisa tersedia
pada waktu yang ditentukan.
Faktor keenam yang menjadi penyebab keterlambatan pengadaan barang adalah
stock kosong, yaitu sebanyak 9 dari 120 nomor purchase order atau sebesar 7,5%. Hal
ini biasanya terjadi pada barang yang spesifik namun dibutuhkan oleh pelaku industri
yang lain. Sebelum diterbitkannya purchase order kepada supplier, perusahaan
memastikan ketersediaan barang tersebut dalam stock yang dimiliki oleh supplier yang
mana tercantum dalam surat penawaran harga. Apabila spesifikasi barang sudah sesuai
dan stock ready, perusahaan dapat langsung menerbitkan purchase order. Namun
selama proses purchase order yang mana barang tersebut terjadi fast move, sehingga
supplier membutuhkan waktu untuk restock barang tersebut. Sehingga hal ini sering
terjadi dan menyebabkan penyerahan barang oleh supplier terlambat dan dapat
menghambat proses manufakur perusahaan. Dalam hal ini, bagian pengadaan perlu aktif
komunikasi dengan supplier untuk memastikan jadwal penyerahan barang. Selain itu,
supplier diharapkan transparansi dalam memberikan informasi stock barang yang sudah
diterbitkan dalam bentuk purchase order. Apabila stock barang kosong dan informasi
diterima oleh perusahaan, maka bagian pengadaan dapat mencari alternatif supplier lain
yang stock barang dalam keadaan ready.
Faktor ketujuh penyebab keterlambatan pengadaan barang adalah progress
project yaitu sebanyak 8 dari 120 nomor purchase order atau sebesar 6,67%. Dalam
project melibatkan banyak pihak baik tim maintenance, supplier material, dan tenaga
ahli. Contohnya terdapat spare part yang tidak lengkap pada saat akan dilakukan
pemasangan. Dalam hal ini solusi yang diberikan adalah sebaiknya perusahaan
memastikan jadwal oleh pihak-pihak terkait untuk bisa sesuai jadwal karena apabila
salah satu pihak berhalangan maka akan berakibat keterlambatan project.
Faktor kedelapan penyebab keterlambatan pengadaan barang adalah barang
spesifik yaitu sebanyak 3 dari 120 nomor purchase order atau sebesar 2,50%. Barang
spesifik merupakan barang yang mempunyai karakteristik produk yang unik dan
berbeda daripada umumnya. Dalam hal ini sebaiknya planner mengidentifikasi barang-
barang yang spesifik kemudian menentukan minimum stock dan mencari supplier
pendamping yang dapat memenuhi barang tersebut agar tidak terjadi keterlambatan
dalam pengiriman barang.
Analisis Penyebab yang Mempengaruhi Terjadinya Keterlambatan Pengadaan Barang
Pada PT. Petrojaya Boral Plasterboard Gresik
Jurnal Indonesia SosialTeknologi, Vol. 2, No.12, Desember 2021 2225
Faktor kesembilan penyebab keterlambatan pengadaan barang adalah tukar
barang karena tidak sesuai yaitu sebanyak 2 dari 120 nomor purchase order atau
sebesar 1,67%. Perusahaan menukar barang karena barang yang dikirimkan oleh
supplier tidak sesuai dengan barang yang diminta oleh perusahaan. Solusi yang dapat
diberikan yaitu bagian pengadaan sebaiknya mengingatkan kepada supplier sebelum
mengirimkan barang hendaknya memastikan terlebih dahulu bahwa barang yang akan
dikirimkan sudah sesuai permintaan perusahaan.
Faktor terakhir penyebab keterlambatan pengadaan barang adalah menunggu
design yaitu sebanyak 1 dari 120 nomor purchase order atau sebesar 0,83%. Spare part
yang perlu diperbaiki membutuhkan design yang sesuai dibutuhkan oleh perusahaan
(Prasetyo, 2013). Dalam hal ini solusi yang diberikan adalah sebaiknya planner
mengumpulkan semua data design pada satu folder sehingga pada saat design tersebut
dibutuhkan planner dapat melihat pada folder tersebut tanpa perlu mencarinya terlalu
lama.
Kesimpulan
Kelancaran proses manufaktur dalam suatu perusahaan sangat dipengaruhi oleh
proses pengadaan barang dalam suatu perusahaan. Sehingga bagian pengadaan perlu
membuat strategi yang baik dalam proses pengadaan tersebut. Bagian pengadaan juga
perlu memperhatikan lead time agar dalam prosesnya tidak terjadi keterlambatan dalam
proses penyerahan barang oleh supplier. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan di
PT. Petrojaya Boral Plasterboard Gresik ditemukan terjadinya keterlambatan proses
pengadaan akibat supplier terlambat dalam penyerahan barang. Banyak faktor yang
menyebabkan hal tersebut terjadi, yang mana menurut analisis terdapat 10 faktor.
Diantaranya faktor dengan skala frekuensi paling besar adalah karena barang dengan
status inden. Kebutuhan barang inden memang tidak dapat dihindari terutama dalam
proses manufaktur, namun pentingnya bagian pengadaan mengatasi masalah tersebut
yaitu dengan memperhatikan saldo minimum barang agar barang dapat terpenuhi tanpa
terjadi kehabisan stock.
Keterlambatan pengiriman barang dari supplier ke perusahaan bukan hanya
kesalahan dari pihak supplier saja, namun ada hal lain yang iku mempengaruhi yaitu
situasi pandemi akibat Covid-19 yang diberlakukannya Pemberlakuan Pembatasan
Kegiatan Masyarakat (PPKM) (Yanuar & Tyas, 2015). Bagian pengadaan perlu
memastikan kepada bagian planner untuk dapat membuat forecast rencana kebutuhan
beberapa periode kedepan agar bagian pengadaan dapat menjaga stock persediaan
barang sehingga meminimalisir terjadinya keterlambatan pengadaan barang.
In’amy Fawwaz, Abdurrahman Faris Indriya Himawan
2226 Jurnal Indonesia SosialTeknologi, Vol. 2, No.12,Desember 2021
Bibliografi
Alif, Alif Imanuddin. (2020). Penerapan Metode Analytical Hierarchy Process Terhadap
Keputusan Pemilihan Supplier Dalam Pengadaan Material Canvas Menggunakan
Software Expert Choice. Jurnal Indonesia Sosial Teknologi, 1(2), 73–81.
Aryadi, Heri, & Wahyuni, Wahyuni. (2019). Tinjauan Prosedur Pembelian Barang di
Bagian Purchasing pada PT. Duraconindo Pratama Jakarta. Jurnal Akuntansi Dan
Manajemen, 16(02), 225–236.
David, Fred R. (2011). Strategic Manajemen Strategis Konsep. Edisi.
Fuad, Muhammad. (2006). Pengantar bisnis. Gramedia Pustaka Utama.
Indriani, Imaya, & Slamet, Achmad. (2015). Analisis Pengendalian Persediaan Bahan
Baku Dengan Metode Economic Order Quantity pada PT. Enggal Subur Kertas.
Management Analysis Journal, 4(2).
Jusriadi, Edi, & Ario, Ario. (2020). Evaluasi Sistem Akuntansi Manajemen terhadap
Kelancaran Proses Produksi pada PT. Semen Bosowa. Invoice, 2(1), 21–37.
Kamaluddin, Ir Hj Apiaty, & Patta Rapanna, S. E. (2017). Administrasi Bisnis (Vol. 1).
Sah Media.
Prasetyo, Wiranto Dwi. (2013). Analisis Penyebab Yang Mempengaruhi Terjadinya
Keterlambatan Pengadaan Barang Pada Departemen Pengadaan Barang Dan Bahan
Baku Di Pt. Pupuk Kaltim. Jurnal Ilmiah Mahasiswa FEB, 2(2).
Prayunantyo, Bintan, & Supriono, Supriono. (2017). Analisis Strategi Pembelian dalam
Upaya Pengadaan Part Material Import (Studi pada PT. Indonesia Nippon Seiki).
Jurnal Administrasi Bisnis, 50(3), 118–127.
Probowati, Anna. (2011). Strategi pemilihan supplier dalam Supply Chain Management
pada bisnis ritel. Segmen Jurnal Manajemen Dan Bisnis, 7(1).
Pujawan, I. Nyoman. (2017). Mahendrawathi. Supply Chain Management, 3.
Siahaya, Willem. (2013). Manajemen Pengadaan. Bandung: Alfabeta.
Sihotang, Kasdin. (2019). Aplikasi kasus Siklus Transaksi Bisnis: Suatu Pendekatan
Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi. Penerbit Unika Atma Jaya Jakarta.
Sugiyono. (2017). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Bandung.
Sutarman, H., & Atif, Nurul Falah. (2017). Dasar-Dasar Manajemen Logistik.