1831
Jurnal Indonesia Sosial Teknologi: p–ISSN: 2723 - 6609
e-ISSN : 2745-5254
Vol. 2, No. 10 Oktober 2021
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTARIS BARANG BERBASIS
WEB DI YAYASAN UNISBA
Septa Guryadi
1
, Sopiah Rohmah
2
Program Studi Manajemen Informatika/Sistem Informasi, Politeknik Piksi Ganesha
1,2
Email: [email protected]
1
, [email protected]
2
Abstrak
Pengelolaan barang-barang inventaris adalah salah satu aspek penting dalam suatu
perusahaan, karena barang inventaris merupakan asset dari perusaahaan yang harus
selalu dipantau keberadaan dan kondisinya, serta dilaporkan secara berkala.
Inventarisasi merupakan suatu kegiatan pencatatan aset atau barang sekaligus
pengelolaan data aset yang dimiliki organisasi secara profesional demi kelancaran
operasionalnya. Keberadaan program pengelola inventaris belum mendapatkan
perhatian yang serius oleh sejumlah organiasi, sehingga peran dan fungsinya belum
begitu terlihat secara nyata. Padahal jika inventaris barang dikelola dengan baik akan
memberikan manfaat yang besar bagi kelancaran dan keberhasilan dalam kegiatan
suatu organisasi. Metode pengembangan perangkat lunak yang digunakan adalah
metode Waterfall, mulai dari tahap analisis kebutuhan, design, implementasi sistem,
dan pengujian sistem semua disusun berdasarkan tahapan dari metode
pengembangan perangkat lunak waterfall. Selain itu untuk permodelan sistem
digunakan UML yang merupakan standar dari permodelan pembuatan perangkat
lunak berorientasi objek. Rumusan masalah dari penelitian ini adalah bagaimana
membangun sistem inventaris barang yang bisa digunakan kapan saja di mana saja
dan oleh siapa saja, serta dapan memperlihatkan data secara realtime sesuai dengan
kebutuha pengguna, Adapun hasil yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah
merancang sistem informasi inventaris barang berbasis web di lingkungan Yayasan
Unisba untuk dapat menyelesaikan masalah pencatatan inventaris yang ada di
lingkungan Yayasan Unisba saat ini.
Kata kunci: Sistem Informasi; Inventaris; Berbasis Web.
Abstract
Management of inventory items is one of the important aspects of a company because
inventory is an asset of the company that must always be monitored for its existence
and condition, and reported regularly. Inventory is an activity of recording assets or
goods as well as managing asset data professionally owned by an organization for
the sake of smooth operations. The existence of an inventory management program
has not received serious attention from several organizations, so its role and function
have not been seen in real terms. If the inventory of goods is managed properly, it
will provide great benefits for the smoothness and success of the activities of an
organization. The software development method used is the Waterfall method,
starting from the stages of needs analysis, design, system implementation, and system
testing, all arranged based on the stages of the waterfall software development
Septa Guryadi, Sopiah Rohmah
1832 Jurnal Indonesia Sosial Teknologi, Vol. 2, No. 10, Oktober 2021
method. In addition, for system modeling, UML is used which is the standard of
object-oriented software modeling. The formulation of the problem from this
research is how to build an inventory system that can be used anytime, anywhere,
and by anyone, and can show data in real-time according to user needs. web within
the Unisba Foundation to be able to solve the problem of recording inventory in the
current Unisba Foundation environment.
Keywords: Information System; Inventory; Web-Based.
Pendahuluan
Pengelolaan barang - barang inventaris adalah salah satu aspek penting dalam
suatu perusahaan, karena barang inventaris merupakan asset dari perusaahaan yang harus
selalu dipantau keberadaannya dan kondisinya dan dilaporkan secara berkala. Dengan
adanya laporan berkala dapat diketahui informasi yang menyangkut ada tidak adanya
suatu barang/inventaris dan bagaimana kondisi barang/inventaris tersebut (Saputri, 2014).
Pesatnya perkembangan teknologi dan informasi saat ini memaksa kehidupan
manusia untuk mengikuti setiap perkembangannya, yang salah satunya keberadaan
komputer yang saat ini menjadi komoditas utama di setiap aspek kehidupan manusia
(Khoirunnisa & Kurniawan, 2019), hal ini terjadi karena komputer dapat menunjang
kelancaran pekerjaan yang menuntut kecepatan, keakuratan dan keefisiensian waktu dan
tenaga (Yanuarti, 2017). Penggunaan teknologi komputer dan teknologi komunikasi yang
menghasilkan sistem informasi yang dapat diakss tanpa adanya batasan waktu dan jarak
dengan menggunakan internet (Miskahuddin, 2017).
Yayasan Unisba merupakan yayasan yang menaungi Universitas Islam Bandung
(Unisba), dimana Unisba merupakan salah satu lembaga pendidikan tinggi yang belokasi
di Kota Bandung. Tugas utama dari Yayasan Unisba adalah memfasilitasi berjalannya
kegiatan Unisba yang salah satu tugasnya adalah mempersiapkan sarana dan prasarana
yang menunjang berlangsungnya kegiatan perkuliahan di Unisba. Banyaknya aset yang
dimiliki Yayasan Unisba tentunya diperlukan pencatatan aset yang baik, terstruktur dan
mudah diakses demi memberikan validasi data yang baik secara real time. Ada banyak
aset yang dapat dicatat, baik itu berupa tanah dan bangunan, barang inventaris, atau
bahkan sumbar daya manusia yang notabene merupakan aset penting dalam suatu
perusahaan atau organisasi. Salah satu yang menjadi fokus dari tim penulis disini adalah
pencatatan aset berupa barang inventaris. Sistem pencatatan inventaris yang berjalan di
Unisba sudah menggunakan aplikasi pencatatan barang, namun ada beberapa hal yang
dirasa menjadi kekurangan dari sistem inventaris yang sedang berjalan saat ini (Yanuarti,
2017), diantaranya :
1. Sistem yang berjalan masih bersifat aplikasi desktop (stand alone), dimana
hanya komputer / laptop yang memiliki aplikasi saja yang dapat mengakses
sistem inventaris ini
2. Sistem hanya dapat digunakan oleh admin inventaris barang saja, jadi selain
bagian inventaris barang tidak dapat menggunakan atau bahkan melihat daftar
inventaris yang ada di unitnya masing – masing.
Perancangan Sistem Informasi Inventaris Barang Berbasis Web di Yayasan UNISBA
Jurnal Indonesia Sosial Teknologi, Vol. 2, No. 10, Oktober 2021 1833
3. Tidak dapat diakses kapan saja, karena sifatnya yang stand alone maka sistem
inventaris yang berjalan saat ini hanya bisa dibuka ketika admin ada di kantor
saja.
Berdasarkan permasalahan di atas, maka penulis mencoba merancang suatu sistem
informasi yang dapat menghasilkan laporan yang efektif dan efisien tentang data
inventaris barang seperti pencatatan barang secara real time dan dapat diakses dimana
saja kapan saja oleh berbagai pihak berwenang yang membutuhkan data tersebut (Ashari
& Juaini, 2018).
Metode Penelitian
Metode penelitian yang digunakan pada penelitian ini adalah penelitan kualitatif,
prosedur pelaksanaan penelitian kulitatif bersifat fleksibel sesuai dengan kebutuhan, serta
situasi dan kondisi di lapangan. Penelitian kualitatif merupakan penelitian yang
digunakan untuk menyelidiki, menemukan, menggambarkan, dan menjelaskan kualitas
atau keistimewaan dari pengaruh social yang tidak dapat dijelaskan, diukur atau
digambarkan melalui pendekatan kuantitatif. Metode pengembangan perangkat lunak
yang digunakan untuk menunjang perancangan sistem informasi ini adalah metode
waterfall, yang mana metode Waterfall merupakan model yang penulis pakai didalam
Software Engineering (SE) (Pasaribu, 2021). Model ini dipilih karena melakukan
pendekatan secara sistematis dan dalam pengembangannya metode waterfall memiliki
beberapa tahapan yang runtut. Tahapan dari metode waterfall adalah Requirement
Analysis, System Design, Implementation, Integration & Testing, serta Operation &
Maintenance (Irnawati & Darwati, 2020).
Gambar 1. Metode Waterfall
Hasil dan Pembahasan
Rancangan Proses
Perancangan sistem yang digunakan penulis merupakan analisis perancangan
sistem berbasis objek, yang mana didalamnya terdapat Use case Diagram, Activity
Diagram, serta Class Diagram yang memberikan informasi bagaimana sistem ini berjalan
(Mulyani, 2017).
Use Case
Septa Guryadi, Sopiah Rohmah
1834 Jurnal Indonesia Sosial Teknologi, Vol. 2, No. 10, Oktober 2021
Penulis menggunakan Use case diagram untuk mendefinisikan siapa saja aktor
yang terlibat langung dalam sistem informasi yang dirancang, serta mendefinisikan
aktifitas apa saja yang dapat dilakukan oleh masing – masing aktor dalam sistem, seperti
yang terlihat dalam gambar berikut (Muslihudin, 2016).
Gambar 2. Use Case Diagram
Class Diagram
Class Diagram menggambarkan struktur dan penjelasan dari setiap class, dimana
setiap class memiliki objek dan event yang menjang berjalannya sistem inventaris barang
ini, berikut class diagram yang terdapat pada sistem inventaris barang (Susandi &
Sukisno, 2018).
Perancangan Sistem Informasi Inventaris Barang Berbasis Web di Yayasan UNISBA
Jurnal Indonesia Sosial Teknologi, Vol. 2, No. 10, Oktober 2021 1835
Gambar 3. Class Diagram
Activity Diagram
Activity diagram merupakan uraian aktifitas yang menggambarkan interaksi
antara aktor dan sistem dari setiap event yang dilakukan selama mengoperasikan sistem
inventaris barang (Huda & Amalia, 2020). Berikut beberapa activity diagram utama yang
dapat menggambarkan interaksi aktor dengan sistem.
Gambar 4. Activity Diagram Login User
Septa Guryadi, Sopiah Rohmah
1836 Jurnal Indonesia Sosial Teknologi, Vol. 2, No. 10, Oktober 2021
Gambar 5. Activity Diagram Kelola User
Gambar 6. Activity Diagram View Inventaris
Perancangan Sistem Informasi Inventaris Barang Berbasis Web di Yayasan UNISBA
Jurnal Indonesia Sosial Teknologi, Vol. 2, No. 10, Oktober 2021 1837
Gambar 7. Activity Diagram Kelola Data Inventaris
Gambar 8. Activity Diagram Kelola Jenis Barang
Septa Guryadi, Sopiah Rohmah
1838 Jurnal Indonesia Sosial Teknologi, Vol. 2, No. 10, Oktober 2021
Gambar 9. Activity Diagram Kelola Lokasi
Gambar 10. Activity Diagram Kelola Ruangan
Perancangan Sistem Informasi Inventaris Barang Berbasis Web di Yayasan UNISBA
Jurnal Indonesia Sosial Teknologi, Vol. 2, No. 10, Oktober 2021 1839
Gambar 11. Activity Diagram Kelola Unit Kerja
Gambar 12. Activity Diagram Kelola Laporan
Septa Guryadi, Sopiah Rohmah
1840 Jurnal Indonesia Sosial Teknologi, Vol. 2, No. 10, Oktober 2021
Rancangan Masukan
Berikut adalah gambaran tentang apa saja masukan yang dibutuhkan oleh sistem
inventaris barang:
1. Master Data Barang
2. Master Data Supplier
3. Master Data Ruangan
4. Master Data Satuan
5. Master Data Sumber Anggaran
6. Master Data Jenis Inventaris
7. Surat Perintah Kerja (SPK)
8. Nota dan Surat Jalan Pengiriman Barang
Rancangan Keluaran
Berikut adalah gambaran tentang apa saja keluaran hasil pengolahan data sistem
inventaris barang:
1. Cetak Buku Inventaris
2. Cetak Kartu Inventaris
3. Cetak Label / Barcode
Rancangan Dialog Layar
Struktur hierarki dari semua tampilan antarmuka sistem inventaris barang yang
diusulkan dapat digambarkan seperti dibawah ini.
Gambar 13. Struktur Menu Hak Akses Super Admin
Perancangan Sistem Informasi Inventaris Barang Berbasis Web di Yayasan UNISBA
Jurnal Indonesia Sosial Teknologi, Vol. 2, No. 10, Oktober 2021 1841
Login
Transaksi Laporan
Inventaris Cetak Buku
Cetak Kartu
Menu Utama
Sistem Informasi Inventaris Barang
Gambar 14. Struktur Menu Hak Akses User Unit / Fakultas
Login
Master Data Transaksi Laporan
Jenis Barang
Lokasi
Sumber Dana
Satuan
Ruangan
Vendor
Inventaris Cetak Buku
Cetak Kartu
Cetak Lebel
Menu Utama
Sistem Informasi Inventaris Barang
Gambar 15. Struktur Menu Hak Akses Admin Inventaris
Spesifikasi Hardware dan Software
Berikut spesifikasi rekomendasi minimum kebutuhan hardware dan software
untuk dapan mendukung jalannya sistem inventaris barang.
1. Spesifikasi Hardware
a) Processor Intel Dual Core
b) RAM 4 GB
c) Harddisk 160 GB
d) VGA Intel Standard
e) Layar / Monitor 14 inch
f) Mouse, keyboard dan perangkat keras pendukung lainnya
g) Jaringan internet
2. Spesifikasi Software
a) Windows 7 / 8 / 10 (32 / 64 bit)
Septa Guryadi, Sopiah Rohmah
1842 Jurnal Indonesia Sosial Teknologi, Vol. 2, No. 10, Oktober 2021
b) Aplikasi Browser (Mozila / Chrome / Microsoft Edge)
c) Microsoft Office
d) PDF Reader (Adobe Acrobat / Foxit Reader / Nitro dll)
Implementasi Sistem
Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai hasil dari pembuatan sistem inventaris
barang yang berupa tampilan running program secara keseluruhan, tampilan dari masing
– masing menu dapat dilihat dari gambar berikut:
1. Form Login, merupakan jendela awal ketika akan mengakses web inventaris.
Gambar 16. Tampilan Form Login
Uraian cara penggunaan:
a. Masukan username dan password peda form login
b. Tekan tombol login
c. Jika username dan password terdaftar maka user akan masuk kedalam sistem,
jika tidak maka akan muncul pesan bahwa username dan password tidak
terdaftar atau salah
2. Menu User Management, pada bagian ini akan terlihat daftar user yang sudah
teregistrasi di sistem.
Gambar 17. Tampilan Menu User Management
Perancangan Sistem Informasi Inventaris Barang Berbasis Web di Yayasan UNISBA
Jurnal Indonesia Sosial Teknologi, Vol. 2, No. 10, Oktober 2021 1843
Uraian cara penggunaan:
a. Untuk mengakses menu ini dari halaman utama tekan menu user managemen
pada bagian menu utama
b. Pada bagian sub menu tekan tombol add user
3. Form Add User, berfunsi untuk menambahkan pengguna baru agar dapat
mengakses sistem.
Gambar 18. Tampilan Form Add User
Uraian cara penggunaan:
a. Setelah masuk Menu User Manajemen, di bagian kiri atas tekan tombol new
user
b. Setelah muncul form new user masukan data user baru yang akan
ditambahkan dalam sistem
4. Menu Master – Jenis Barang, berisi daftar jenis barang yang berfungsi untuk
mengklasifikasikan barang inventaris yang akan di inputkan kedalam sistem,
selain itu pengklasifikasian juga berguna untuk memudahkan kita ketika
melakukan pencarian data barang inventaris ketika kita tidak mengetahui dengan
tepat nomor inventaris barang yang akan kita cari.
Septa Guryadi, Sopiah Rohmah
1844 Jurnal Indonesia Sosial Teknologi, Vol. 2, No. 10, Oktober 2021
Gambar 19. Tampilan Menu Master Barang
Uraian cara penggunaan:
a. Untuk mengakses menu ini dari halaman utama klik menu master
b. Selanjutnya klik menu janis barang
5. Form Tambah Sub Kelompok, form yang berfungsi untuk menambahkan sub
kelompok baru ke dalam sistem
Gambar 20. Tampilan Form Tambah Sub Kelompok
Uraian cara penggunaan:
a. Dari menu master jenis barang klik / pilih salah satu jenis barang yang akan
ditambahkan (Alat Kedokteran dan Kesehatan)
b. Selanjutnya klik salah satu sub jenis dari Alat Kedokteran dan Kesehatan (Alat
Kaca)
c. Selanjutnya klik tombol tambah pada bagian jendela sub kelompok
d. Maka akan muncul form tambah sub kelompok seperti gambar diatas
6. Menu Master – Lokasi, berisikan lokasi ruangan atau gedung di lingkungan
Yayasan Unisba.
Perancangan Sistem Informasi Inventaris Barang Berbasis Web di Yayasan UNISBA
Jurnal Indonesia Sosial Teknologi, Vol. 2, No. 10, Oktober 2021 1845
Gambar 21. Tampilan Menu Master Lokasi
Uraian cara penggunaan:
a. Untuk mengakses menu ini dari halaman utama klik menu master
b. Selanjutnya klik menu lokasi
7. Form Tambah Lokasi Baru, berfungsi untuk menambahkan lokasi baru yang
dimiliki oleh Yaysan Unisba.
Gambar 22. Tampilan Form Tambah Lokasi
Uraian cara penggunaan:
a. Setelah masuk Menu Master Lokasi, di bagian kiri atas tekan tombol tambah
lokasi
b. Setelah muncul form new lokasi masukan data lokasi baru yang akan
ditambahkan dalam sistem lalu tekan tombol simpan
8. Form Tambah Inventaris, berfungsi untuk menambahkan inventaris baru kedalam
daftar pada sistem.
Septa Guryadi, Sopiah Rohmah
1846 Jurnal Indonesia Sosial Teknologi, Vol. 2, No. 10, Oktober 2021
Gambar 23. Tampilan Form Tambah Inventaris
Uraian cara penggunaan:
a. Setelah masuk Menu Inventari, di bagian kiri atas tekan tombol tambah
inventaris
b. Setelah muncul form tambah inventaris masukan data barang inventaris baru
yang akan ditambahkan
c. Setelah mengisi semua kolom isian tekan tombol generate code untuk
mendapatkan nomor registrasi inventaris dari data barang yang dimasukan
d. Selanjutnya tekan tombol save untuk menyimpan data
9. Menu Cetak Barcode/Label, menu ini berfungsi untuk melakukan pencetakan
label barcode untuk dipasang ke fisik barang inventaris, yang mana fungsinya
untuk memberikan tanda bahwa barang tersebut sudah dicatat dalam sistem
inventaris barang, kita dapat memilih nomor inventaris mana saja yang akan
dicetak sesuai dengan kebutuhan.
Gambar 24. Tampilan Menu Cetak Label
Perancangan Sistem Informasi Inventaris Barang Berbasis Web di Yayasan UNISBA
Jurnal Indonesia Sosial Teknologi, Vol. 2, No. 10, Oktober 2021 1847
Uraian cara penggunaan:
a. Untuk mengakses menu ini dari halaman utama klik menu laporan
b. Selanjutnya klik sub menu cetak label
10. Tampilan Message box Verifikasi penambahan item barcode/label yang akan
dicetak
Gambar 25. Tampilan Verifikasi Tambah Barcode
Uraian cara penggunaan
a. Untuk menambahkan item barang ke bagian cetak label pertama user harus
memilih atau melakukan pencarian barang untuk mendapatkan item barang
yang ingin ditambahkan ke bagian cetak label
b. Selanjutnya pilih item yang diinginkan dan klik tombol tambah ke print label
c. Selanjutnya akan muncul form verifikasi penambahan label seperti gambar 25
diatas
d. Tekan Ok untuk melanjutkan proses penambahan label
11. Tampilan Barcode yang akan dicetak, secara default sistem akan menghasilkan file pdf
yang isinya label barcode inventaris yang sudah kita masukan pada menu cetak label
barcode.
Gambar 26. Tampilan Barcode Inventari
Septa Guryadi, Sopiah Rohmah
1848 Jurnal Indonesia Sosial Teknologi, Vol. 2, No. 10, Oktober 2021
Uraian cara penggunaan:
a. Setelah selesai melakukan proses penambahan label selanjutnya klik tombol
print label di bagian kanan atas
b. Selanjutnya sistem akan melakukan proses pembuatan file pdf label yang akan
dicetak seperti pada gambar 26 diatas
Kesimpulan
Berdasarkan hasil perhitungan Proyek Pembangunan Gedung B RSU
Muhammadiyah Metro, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Dengan
adanya sistem informasi inventaris barang berbasis web ini maka seluruh unit kerja yang
ada di Yayasan Unisba lebih mudah untuk mengakses data inventaris barang di unitnya
masing – masing. 2. Dengan sistem berbasis web ini user / pengguna sistem tidak terbatas
hanya untuk admin bagian inventaris saja, melainkan seluruh penanggung jawab
inventaris di unit kerja dapat melihat daftar inventaris yang mereka miliki di web tanpa
harus meminta bantuan admin bagian inventaris untuk mencetak daftar barang yang ada
pada sistem (seperti pada sistem berjalan). 3. Dengan adanya sistem ini para pengguna
sistem dapat mengakses web dengan berbagai perangkat yang mereka miliki, termasuk
dapat diakses oleh perangkat portable seperti smartphone atau tablet.
Perancangan Sistem Informasi Inventaris Barang Berbasis Web di Yayasan UNISBA
Jurnal Indonesia Sosial Teknologi, Vol. 2, No. 10, Oktober 2021 1849
Bibliografi
Ashari, Maulana, & Juaini, Juaini. (2018). Sistem Informasi Pengolahan Data Inventaris
Dan Pengdaan Barang Pada Kantor Desa Lenting Berbasis Web. Jurnal Manajemen
Informatika Dan Sistem Informasi, 1(2), 49–54.
Huda, Nurul, & Amalia, Rahayu. (2020). Implementasi Sistem Informasi Inventaris
Barang pada PT. PLN (Persero) Palembang. Jurnal SISFOKOM (Sistem Informasi
Dan Komputer), 9(1), 13–19.
Irnawati, Oky, & Darwati, Ida. (2020). Penerapan model waterfall dalam analisis
perancangan sistem informasi inventarisasi berbasis web. JURTEKSI (Jurnal
Teknologi Dan Sistem Informasi), 6(2), 109–116.
Khoirunnisa, Lia, & Kurniawan, Fachrul. (2019). Sistem Informasi Geografis Pemetaan
Komoditas Pertanian dan Informasi Iklim Berbasis Slim Framework. Sains,
Aplikasi, Komputasi Dan Teknologi Informasi, 1(1), 16.
https://doi.org/10.30872/jsakti.v1i1.2260
Miskahuddin, Miskahuddin. (2017). Pengaruh Internet Terhadap Penurunan Minat
Belajar Mahasiswa. Jurnal MUDARRISUNA: Media Kajian Pendidikan Agama
Islam, 7(2), 293. https://doi.org/10.22373/jm.v7i2.2366
Mulyani, Sri. (2017). Metode Analisis dan perancangan sistem. Abdi Sistematika.
Muslihudin, Muhamad. (2016). Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi
Menggunakan Model Terstruktur Dan UML. Penerbit Andi.
Pasaribu, Johni S. (2021). PERANCANGAN SISTEM INFORMASI BERBASIS WEB
PENGELOLAAN INVENTARIS ASET KANTOR DI PT. MPM FINANCE
BANDUNG. Jurnal Ilmiah Teknologi Infomasi Terapan, 7(3), 229–241.
Saputri, Erni Indah. (2014). Sistem Informasi Pengelolaan Inventaris Berbasis Client-
Serverpada Pt. cahaya Agung Cemerlang Semarang. Sekolah Tinggi Elektronika
dan Komputer Semarang.
Susandi, Diki, & Sukisno, Sukisno. (2018). Sistem Informasi Inventaris Berbasis Web di
Akademi Kebidanan Bina Husada Serang. JSiI (Jurnal Sistem Informasi), 5(2).
Yanuarti, Elly. (2017). Desain Aplikasi Pengelolaan Laboratorium Komputer. Jurnal
Sisfokom (Sistem Informasi Dan Komputer), 6(1), 60.
https://doi.org/10.32736/sisfokom.v6i1.181